DÖF nedir? Düzeltici ve önleyici faaliyet nasıl yazılır?
DÖF, bir uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırarak tekrarını önlemek için yürütülen kayıtlı faaliyettir. İyi bir DÖF yalnızca sorunu gidermez; nedenini bulur, aksiyonu sahibine atar, süreye bağlar ve işe yarayıp yaramadığını doğrular.
Düzeltme, düzeltici ve önleyici faaliyet
- Düzeltme: görülen uygunsuzluğu hemen gidermek (hatalı ürünü ayırmak, makineyi durdurmak).
- Düzeltici faaliyet: uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırarak tekrarını önlemek.
- Önleyici faaliyet: henüz olmamış ama olabilecek bir sorunun nedenini ortadan kaldırmak. Güncel yönetim sistemi standartları bunu risk temelli düşünmeye bağlar.
Bir DÖF kaydında bulunması gerekenler
- Tanım: ne, nerede, ne zaman, kim tarafından görüldü; kanıt.
- Acil düzeltme: hemen alınan önlem ve etkilenen ürünün durumu.
- Kök neden analizi: 5 Neden veya balık kılçığı ile bulunan neden.
- Aksiyon planı: her aksiyon için sorumlu kişi ve hedef tarih.
- Uygulama kaydı: aksiyonların yapıldığına dair kanıt.
- Etkinlik doğrulama: belirli bir süre sonra sorunun tekrarlanmadığının kontrolü.
Etkinlik doğrulama neden önemli?
Aksiyonun yapılması sorunun çözüldüğü anlamına gelmez. Bir ya da iki ay sonra aynı bulgunun tekrarlanıp tekrarlanmadığına bakılır; tekrarlandıysa kök neden yanlış bulunmuştur ve DÖF yeniden açılır. Birçok denetimde kapatılmış ama doğrulanmamış DÖF'ler bulgu olarak karşımıza çıkar.
Sık yapılan hatalar
- Kök neden yerine belirtinin yazılması ("personel dikkatsizdi").
- Her aksiyon için "eğitim verilecek" yazılması.
- Sorumlu ve tarih belirtilmemesi.
- Süresi geçen aksiyonların takip edilmemesi.
- Benzer DÖF'lerin birlikte analiz edilmemesi; tekrarlayan sorunların görünmemesi.
Sık sorulan sorular
DÖF ne zaman açılır?
İç denetim bulgusu, müşteri şikayeti, tedarikçi uygunsuzluğu, proses sapması veya kritik limit aşımı gibi durumlarda; kuruluşun belirlediği ağırlık eşiğine göre.
DÖF ne kadar sürede kapatılmalı?
Süreyi sorunun ağırlığı belirler; kuruluşlar kritik, majör ve minör için farklı hedef süreler tanımlar. Önemli olan sürenin yazılı olması ve izlenmesidir.
8D ile DÖF aynı mı?
8D, özellikle otomotiv ve müşteri şikayetlerinde kullanılan, DÖF'e benzeyen 8 adımlı yapılandırılmış bir problem çözme yöntemidir. Amaç aynıdır; format farklıdır.
Bu kayıtları tek yerde tutmak
Qdataline Q-Kalite modülünde DÖF, şikayet ve uygunsuzluk kayıtları sorumlu, tarih ve etkinlik doğrulamasıyla izlenir. Q-Kalite sayfasına bakın.
İlgili sayfalar
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; danışmanlık ya da hukuki görüş yerine geçmez. Kendi kapsamınız için ilgili standardın güncel metnine, mevzuata ve uzmanınıza başvurun.